Informatica Facil

trucos e ideas para arreglar esos pequeños fallos de nuestro ordenador.

Curso Excel, automatizar formatos de celdas.

Supongamos que en nuestro trabajo los compañeros jugamos todas la semanas a la lotería y hacemos los pagos mensualmente. Suele ocurrir que debido a las bajas y vacaciones, el “encargado” de llevar las cuentas, se vuelve loco, sin saber muy bien quien debe que mes o si esta al corriente de los pagos. Para evitar problemas entre compañeros y malos entendidos, Excell nos permite automatizar unas señales visuales para identificar rápidamente estado de las cuentas de cada uno.

Crea una tabla con los meses y los integrantes del grupo.

lot1.jpg

En la celda superior izquierda, pon el cursor de ratón para que cambie su imagen y se convierta en una cruz.

lot2.jpg

En ese momento arrastra el ratón hacia abajo y la derecha para seleccionar todas las celdas de la tabla.

lot3.jpg

Pulsa en [Formato condicional] y en [Nueva regla].

lot4.jpg

Seleccionar [Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan], y después en el menú desplegable [Celdas en blanco].

lot5.jpg

Después pulsa en [Formato] y elige el color, pulsa [Aceptar] , para salir.

lot6.jpg

 Y el resultado será el siguiente.

lot-8.jpg

En este momento como nadie ha realizado ningún pago, todas las celdas esta en rojo, seguimos el proceso de formato condicional de nuevo, pero esta vez vamos a elegir [Texto especifico].

lot-9.jpg

Y seleccionaremos [texto específico], [que contiene], y [pagado].

lot-10.jpg

Pulsar en [Formato] para elegir el color.

lot-11.jpg

Elegir el color, en este caso verde y pulsar aceptar.

lot-12.jpg

Con este formato cada vez que alguien realice el pago mensual, su casilla se pondrá en verde de forma atomatica, y después de varios meses se podrá saber el estado de pagos con un simple vistazo.

lot-fin.jpg

 

 

  

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22 diciembre, 2007 Posted by | Curso Excell | , , , | Deja un comentario

Curso Excel, resaltar números negativos en rojo.

Gracias a los formatos de Excel, podemos conseguir que cuando en un documento tengamos números negativos, estos aparezcan resaltados en color rojo, y así identificarlos mas fácilmente.

En una tabla en la que existan números negativos, como por ejemplo una cuenta corriente, en la que los positivos son ingresos y los negativos son pagos.

neg1.jpg

Pulsa con el botón derecho del ratón en el encabezado de la columna que tiene los números, también puedes hacerlo pulsando [Ctrl+1].

neg3.jpg

Se abre una ficha,[ formato de celdas], en ella pulsa en, [numero], elige la cantidad de números decimales que quieres que aparezcan, el formato, en este caso elegimos que aparezcan coloreados en rojo, y por ultimo pulsa  [Aceptar].

neg-4.jpg

Podrás ver como ahora los números negativos están coloreados en rojo, y cada vez que introduzcas un número negativo, Excel lo escribirá automáticamente en color rojo.

22 diciembre, 2007 Posted by | Curso Excell | , , | Deja un comentario

Curso excell,no confundir fracción con fecha.

Excell, para facilitarte tu trabajo, hace algunas acciones por ti, cambiando lo que parece una fracción en una fecha para ahorraste trabajo, el problema viene cuando quieres escribir exactamente lo que tecleas, y excell te corrige, automatizando la acción que tiene programada. Eso ocurre con las fracciones.

Si escribes una fracción.

fr1.jpg

Cuando pasas a la celda siguiente, excell te la convierte en una fecha automáticamente.

fr2.jpg

Para evitarlo escribe 0(cero) y un espacio delante de la fracción.

fr3.jpg

Pasa a la celda siguiente, y veras que en esta ocasión excell ha entendido que lo que en realidad quieres escribir es una fracción y no una fecha.

fr4.jpg

21 diciembre, 2007 Posted by | Curso Excell | , , | Deja un comentario

Curso Excell, alinear los decimales.

En Excell, los números decimales, a veces dan una impresión de desorden, cuando se mezclan números enteros, con decimales de varias cifras, una forma de ordenar el documento, para que tenga una presentación mas profesional y sea mas sencillo de leer, es alinear los decimales, para que la posición de los números sea igual en todas las celdas.

ex1.jpg

En una hoja de cálculo en la que tengas decimales, pincha con el ratón en el encabezado de la columna.

ex2.jpg

Cuando la tengas seleccionada, su color de fondo cambiara.

ex3.jpg

Ahora pulsa con el ratón en [formato]>[celdas]>[personalizada].

ex4.jpg

En el cuadro de texto deberás teclear [0,???], el número de interrogantes indica los decimales que aparecerán detrás de la coma, termina pulsando [Aceptar].

ex5.jpg

Si trabajas con Excell 2007, debes pulsar en.

ex-2007.jpg

Ahora comprobaras que todos tus números decimales están correctamente ordenados y es mas sencillo su lectura.

ex6.jpg

21 diciembre, 2007 Posted by | Curso Excell | , , | Deja un comentario

Curso Excell, Copiar columnas y filas.

Cuando creas una tabla de Excell, uno de los trabajos mas pesados es ir columna por columna y fila por fila, ajustándolas a la medida deseada, pero Excell tiene una herramienta llamada copia de formato que te ayuda en este trabajo.

tabla-inicio.jpg

En la tabla que quieres modificar, elige la primera columna y ajusta a la anchura deseada, en este caso 9.

ancho-9.jpg

Como es la primera columna A, pulsa en el encabezado y luego en el icono de copia de formato copiar-formato.jpg, el puntero del ratón muestra ahora un signo +  y al lado una brocha, pulsa con el ratón en el encabezado de la columna que quieres modificar y se ajustara al ancho de la primera columna, repite el proceso con todas las columnas.

seleccionar.jpg

El proceso en las filas es el mismo.

final.jpg

15 octubre, 2007 Posted by | Curso Excell | Deja un comentario

Curso Excell,crear un calendario para introducir fechas.

Supongamos que tienes una hoja de cálculo, en la que tienes que introducir fechas de, por ejemplo pagos, te sería muy útil, tener un calendario para poder ver los días y elegir cuál te interesa, sabiendo de antemano que día de la semana es.

Para el ejemplo tomaremos una hoja en la que se deben apuntar los pagos de cuotas en un gimnasio.

11.jpg

Pincha en el icono icono-excell-1.jpg. Según la versión de Excel con la que trabajes, estará visible u oculto, normalmente esta en [Ver]>[Barra de herramientas]>[Cuadro de controles], si tu versión es Office 2007, acude a [Personalizar barra de herramientas de acceso rápido], busca el icono e inclúyelo en dicha barra.

control-calendar.jpg

En el menú que aparece, elige la opción de [control calendario], y pulsa aceptar, y pincha con el botón derecho en la hoja de cálculo para que aparezca el calendario.

 

calendario1.jpg

Pulsa con el botón derecho del ratón en el calendario y  elige la entrada [Ver Código].

ver-codigo.jpg

Con esa acción accedes a la edición de visual basic. Quedando el cursor de escritura en el medio de las dos líneas.

editor-1.jpg

Entre esas dos líneas debes de escribir,  ActiveCell.Value = Calendar1.Value

active-cell.jpg

Ahora en las listas desplegables de la parte superior, debes de cambiar los valores.

barra-1.jpg

Por los valores.

barra-2.jpg

Y escribir el siguiente código de Visula Basic.

codigo-vba.jpg

Cierra el editor de Visual Basic, ya en tu hoja de cálculo, pulsa el botón, boton-modo-diseno1.jpg. Y seleccionado la celda que corresponda a la primera persona, elige una fecha del calendario y veras como esa fecha se traslada a la celda.

fin-1.jpg

Este es un artículo que al tener que editar en VBA, la omisión o adición de caracteres o espacios, puede ocasionar que el trabajo realizado no funcione correctamente, por lo que se debe prestar atención a los posibles errores, para corregirlos.

11 octubre, 2007 Posted by | Curso Excell | Deja un comentario

Curso Excell, Intercambia las filas y las columnas.

Durante tu trabajo con Excel, puedes realizar tablas de cualquier tipo, en ocasiones y después de mucho trabajo, te das cuenta de que hubiera sido más legible si las columnas serian filas o viceversa, con este truco no tendrás que perder tu tiempo, haciendo una tabla nueva.

Selecciona las celdas que componen tu tabla.

2.jpg

Pulsa las teclas [Ctrl]+ [C].

Pon el cursor en la celda a partir de la cual quieres que se coloque la nueva tabla, por ejemplo la A7.

3-copia.jpg

Pulsa en el menú [Edición], y elige la entrada [Pegado Especial].

pegado-especial.jpg

En la ventana que aparece selecciona [Transponer] y pulsa [Aceptar].

trasponer.jpg

Ahora tienes una nueva tabla con las filas y las columnas intercambiadas.

resultado.jpg

1 octubre, 2007 Posted by | Curso Excell | Deja un comentario

Curso Excell: Calcular Horas, Minutos y Segundos.

Calcular horas, minutos y segundos, entre dos horas determinadas, es posible con Excell, y de una manera muy sencilla y rápida.

Primero crea una tabla con los datos.

planteamiento1.jpg

En la celda, C2 en donde quieres el resultado escribe la formula.

=B2-A2

formula2.jpg

Pulsa [Intro], y aparecerá el resultado.

resultado-parcial.jpg

2 agosto, 2007 Posted by | Curso Excell | Deja un comentario